Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

¿Sabe usted si está obligado a la implementación de un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)?

En materia de gobierno corporativo, las instrucciones y recomendaciones contempladas por la Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 están encaminadas al diseño y puesta en marcha de programas de transparencia y ética empresarial, con la finalidad de que los obligados cuenten con herramientas suficientes para mitigar el riesgo de soborno transnacional y de corrupción. Estas buenas prácticas empresariales comprenden, entre otros, el nombramiento de un oficial de cumplimiento, la adopción de un manual de políticas y procedimientos de prevención y una matriz de riesgos, debidamente aprobados por el máximo órgano administrador, así como, socializados con los funcionarios de la compañía.

En especial, la Circular Externa compila las siguientes obligaciones:

Diseño y aprobación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial: En el cual se regule los temas de que trata el literal c) del artículo 5.1.1.1 de la Circular Externa, esto es el ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, contribuciones políticas de cualquier naturaleza, donaciones (entre otros).

Divulgación, capacitación y canales de comunicación: Consistente en poner en funcionamiento líneas anónimas de denuncia o cualquier otro mecanismo que permita que los empleados, administradores, contratistas u otros terceros puedan reportar cualquier denuncia relacionada con posibles incumplimientos del PTEE o cualquier posible acto de corrupción.

Auditoría de cumplimiento del PTEE: Esto es el nombramiento del Oficial de Cumplimiento responsable del PTEE y su labor periódica de reporte, actualización, evaluación y medición del sistema.

Informes a la Superintendencia de Sociedades: Las compañías obligadas deberán informar, por medio de la presentación del Informe 52 (Transparencia y Ética Empresarial), a la Superintendencia de Sociedades sobre los puntos anteriormente descritos.

Si bien es cierto que las anteriores actividades han sido catalogadas como buenas prácticas empresariales, razón por la cual su implementación es recomendable al público en general, a continuación, podrá encontrar las entidades que se encuentran obligadas a la implementación de un Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

A. Sociedades Vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que a 31 de diciembre del ejercicio anterior:

  1. Hayan realizado negocios de cualquier naturaleza, directa o indirectamente, con personas extranjeras con cuantía igual o superior a 100SMLMV (COP90.852.600); y,
  2. Hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000SMLMV (COP27.255.780.000).

B. Sociedades que, directa o indirectamente, hayan celebrado contratos con entidades del Estado, los cuales a 31 de diciembre del ejercicio anterior:

  1. Con cuantía igual o superior a 500SMLMV (COP454.263.000); y,
  2. Hubieren obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000SMLMV (COP27.255.780.000).

C. Sociedades pertenecientes a los sectores farmacéuticos, construcción, manufacturero, minero – energético, tecnologías de la información y comunicaciones, comercio de vehículos y/o actividades auxiliares de servicios financieros, siempre que tengan en el registro mercantil alguno de los códigos CIIU anunciados en Circular, y que al 31 de diciembre de ejercicio anterior:

  1. Hayan celebrado contratos con entidades estatales por una cuantía igual o superior a 500SMLMV (COP454.263.000); y,
  2. Hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000SMLMV (COP2.725.578.000) o tenido activos totales iguales o superiores a 5.000SMLMV (COP4.542.630.000).

Las compañías descritas en el literal A deberán enfocar el PTEE en la prevención del soborno transnacional, mientras que las otras deberán dirigirse a la mitigación del riesgo de corrupción. Adicionalmente, es importante acotar que esta obligación subsistirá por un período de tres años adicionales, contados a partir de la fecha en que la entidad obligada dejaré de estar incursa en los mencionados requisitos y notifique a la Superintendencia de Sociedades para tales efectos.

Una vez identificada la obligación y su alcance, compartimos las fechas de vencimiento para su cumplimiento en tiempo y en debida forma:

  • Diseño, aprobación e implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial: El plazo para adoptar el programa vence el 31 de mayo del año siguiente al que la entidad se encuentre dentro de alguna de las mencionadas causales; estando igualmente obligada a oficiar a la Superintendencia de Sociedades acerca de su calidad de entidad obligada dentro de los quince días hábiles siguientes al vencimiento del plazo mencionado.
  • Presentación del Informe 52 (Transparencia y Ética Empresarial): Sujeto a los últimos dígitos del N.I.T. del obligado, esta responsabilidad vence entre el 31 de mayo y el 6 de junio del año en cuestión. Este informe deberá acompañarse de una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento en el SIREL de la UIAF y una copia simple del acta de la reunión del máximo órgano social donde se realice el nombramiento.

En caso de que requiera de nuestra asesoría en este tema, contáctenos al correo [email protected]